Istotą działania systemów automatycznej identyfikacji jest automatyczne wprowadzanie danych do systemów informatycznych. I nie jest istotne, czy należy wprowadzić symbol identyfikujący towar opuszczający halę produkcyjną lub magazyn, pojazd wjeżdżajacy na parking lub też pracownika przychodzącego do pracy. Nie jest też istotne w jaki sposób jest on oznaczony. Najważniejsze jest to, że dane zostaną wprowadzone autmatycznie redukując koszty oraz pracochłonność operacji, eliminując możliwość pomyłki, a także gwarantując, że nie zapomnimy o żadnym z nich.
Obecnie coraz większą popularność zdobywają systemy RFID, w których odczyt danych następuje za pośrednictwem fal radiowych. Dzieje się tak dlatego, że stosowane w tym rozwiązaniu etykiety (tagi) wykazują zdecydowanie większa odporność na niekorzystne warunki pracy (pył, wilgoć, zabrudzenia, temperatura) niż tradycyjne etykiety z kodem kreskowym. Inne, nie mniej ważne powody, to możliwość odczytu tagów przez inny materiał lub opakowanie, jednorazowy odczyt wielu tagów, zabezpieczenie przed fałszerstwami itd. Dzięki temu uzyskujemy zwiekszenie prędkości odczytu i efektywności systemu. Równiez stałe obniżanie kosztów wdrożenia tego typu systemów toruje im drogę do zastosowa praktycznych.
W zależności od zastosowanych tagów możliwy jest ich odczyt z odległości kilku centymetrów lub wielu metrów. Rejestracja karty identyfikacyjnej pracownika, przesunięcia oznakowanego towaru po taśmie... Dla większości zastosowań wystarczająca jest mała odległość odczytu. Ale dlaczego ograniczać się tylko do rejestracji etykiet w pobliżu czytnika? Może chcemy znaleźć towar w magazynie, samochód lub kontener na ogromnym placu, człowieka w zagrożonej strefie (np. w kopalni), mieć bieżący wgląd w stany magazynowe... Równiez wszędzie tam pomoże nam prawidłowo zaprojektowany system automatycznej identyfikacji.
Automatyczna identyfikacja powiązana z systemami ERP znajduje zastosowanie w wielu dziedzinach, począwszy od szeroko pojętej logistyki, przez handel i dystrybucję, po procesy związane z dokładnym rozliczaniem produkcji, a także kontrolą dostępu czy rejestracją czasu pracy.